Klauzula informacyjna – reklamacje

Logo NOTUS Finanse

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych przez NOTUS Finanse S.A.

Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych jest NOTUS Finanse S.A. z siedzibą w Warszawie 02-566, przy ul. Puławskiej 2.

Dane kontaktowe

Z administratorem można się skontaktować poprzez adres email: kontakt@notus.pl, pod numerem telefonu +48 603 804 805 lub pisemnie (adres siedziby administratora).

U administratora danych wyznaczony jest inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email: iod@notus.pl, pod numerem +48 603 804 805 lub pisemnie (adres siedziby administratora). Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Pani/Pana dane będą przetwarzane:

w celu zidentyfikowania oraz zweryfikowania osoby składającej reklamację (skarżącego) – podstawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes administratora polegający na prawidłowym zidentyfikowaniu oraz jednoznacznym zweryfikowaniu skarżącego (art. 6 ust. 1 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679, „RODO”);
w celu rozpatrzenia reklamacji skierowanej przez Panią/Pana do NOTUS Finanse S.A., w tym udzielenia Pani/Panu odpowiedzi na złożoną reklamację- podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze polegającego na rozpatrzeniu reklamacji oraz udzieleniu Pani/Panu odpowiedzi lub niezbędność przetwarzania danych do zawarcia lub wykonywania umowy, jeśli reklamacja została złożona w związku z zawartą lub niezawartą z administratorem umową (art. 6 ust. 1 lit. b, c RODO);
w celach archiwizacyjnych, dowodowych (kwestie rozliczalności) – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zabezpieczeniu informacji na wypadek potrzeby udowodnienia faktów lub wykazania spełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
w celach raportowania oraz statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze dot. sprawozdań przekazywanych do Rzecznika Finansowego lub prawnie uzasadniony interes administratora polegający na kontroli procesu prowadzenia postępowań reklamacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. c, f RODO);
w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie jego praw (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Okres przez który dane będą przechowywane

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez okres rozpatrywania Pani/Pana reklamacji, a po tym okresie dla celów archiwizacyjnych (dowodowych), statystycznych oraz raportowych, jednak nie dłużej niż do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy zlecenia (jeśli jest Pani/Pan klientem administratora) oraz innych roszczeń lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych.

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy dalsze przetwarzanie stanie się niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

Odbiorcy danych

Pani/Pana dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora tj. dostawcom systemów informatycznych i usług IT oraz podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi niezbędne do rozpatrzenia reklamacji, w tym usługi księgowe i prawne.

Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane Rzecznikowi Finansowemu w ramach wypełnienia ciążącego na administratorze prawnego obowiązku raportowania lub w toku prowadzonego przez Rzecznika Finansowego postępowania wszczętego na Pani/Pana wniosek (skargę/zażalenie). Niniejszy punkt dotyczy innych usług, niż pośrednictwo w obrocie nieruchomościami.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawa żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu administratora, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją.

Przysługuje Pani/Panu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych – w szczególności w państwie członkowskim UE Pani/Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia – gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia 2016/679. W Polsce takim organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z administratorem danych. Można to zrobić np. przesyłając stosowny wniosek na adres siedziby administratora lub mailowo na adres zgoda@notus.pl, bądź kontaktując się z jego przedstawicielem.

Informacja o dobrowolności podania danych

Podanie danych osobowych na potrzeby rozpatrzenia reklamacji przez NOTUS Finanse S.A. jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji tego procesu.